Het exit interview of exit gesprek is een gesprek dat je houdt met jouw vertrekkende medewerker. Dit is een moment om elkaar van feedback te voorzien over de samenwerking tussen werkgever en werknemer,
Het exit gesprek is een waardevol instrument voor jouw organisatie. Het helpt niet alleen om op een nette manier uit elkaar te gaan, maar het lever ook essentiële feedback. Een exit interview is het moment om exit informatie te verkrijgen en alle verzamelde data vervolgens te analyseren.
Precies om deze reden biedt het HRorganizer platform de mogelijkheid om geautomatiseerd een exit interview questionnaire uit te zetten. Daar horen dan natuurlijk wel de juist interview vragen in opgenomen te zijn. Daar willen we je graag bij helpen.
Het exit interview als onderdeel van het exit beleid
De redenen voor vertrek die betrekking hebben op het werk of de organisatie, zijn hele waardevolle feedback voor het profiel van de nieuw aan te trekken collega’s. Ook zijn andere frequent genoemde vertrekredenen een bron voor organisatie-verbetering.
Personele wisselingen blijven immers een kostbare zaak. Een gemiddelde schatting is dat het twee-derde jaarsalaris kost om een medewerker te vervangen. Denk hierbij aan opzegtermijn, recruitment kosten en inwerktijden. Een exit beleid waarin het exit interview opgenomen is, heeft dus grote waarde voor de organisatie
Vaak wordt gezegd dat mensen niet een organisatie, maar een manager verlaten. Daarom is het belangrijk om een vertrekkende collega het comfort te geven om de échte oorzaken van zijn vertrek toe te kunnen lichten.
Hierdoor vraagt het interview om de juiste exit interview vragen en de benodigde tussenliggende tijd voor het aanbieden ervan. Als deze interviews systematisch worden verzameld, kunnen patronen worden herkend waar men zich op kan focussen voor verbetering.
Online exit interview
Een exit interview vragenlijst van een online platform biedt een aantal voordelen in vergelijking met het persoonlijke gesprek:
- het kost minder tijd,
- de vragen worden gestructureerd voorgelegd en zijn daarmee goed als verzameling te analyseren,
- de afwezigheid van persoonlijk contact geeft meer comfort in het noemen van ‘ongemakkelijke’ redenen.
Dit maakt het natuurlijk des te belangrijker de goede vragen te stellen.
Voorbeeld van exit interview vragen
- Waarom vertrek je?
- Waarom heb je voor je nieuwe baan gekozen?
- Wat zouden we beter gedaan kunnen hebben?
- Kun je je voorstellen ooit weer bij onze onderneming komt werken?
- Wat zouden we hebben kunnen doen om je voor onze organisatie te kunnen behouden?
We kunnen hier nog dozijnen vragen aan toevoegen die, soms bedrijfs- of industrie-afhankelijk, ook interessant kunnen zijn. Voor de vragen die je zelf niet bedacht hebt, is het altijd raadzaam om een ‘open vraag’ te stellen waarin mensen geheel vrij nog wat kwijt kunnen.
Een exit gesprek voorbereiden
Voor jouw als werkgever komen hier belangrijke beslissingen naar voren die met name de vorm en inhoud van de respons bepalen van de exit gesprek questionnaire. Bijvoorbeeld, geef je antwoordmogelijkheden of vrije tekst? Of allebei? Kunnen de deelnemers anoniem vragen beantwoorden of niet? Hoe formuleer je je vragen? Want de manier van vragen bepaalt in sterke mate de manier van antwoorden.
En dan heb je natuurlijk nog de beslissing over de lengte van het exit interview. Hierin zit hem de kunst van de beheersing. Realiseer je dat het beantwoorden van de vragen van de exit interview questionnaire tijd kost voor iemand die (juist) besloten heeft de organisatie te verlaten.
Een zeer uitgebreide vragenlijst nodigt niet direct uit om er volop in te gaan en tot het einde toe goed te focussen. Kortom, ‘minder is meer’ is een belangrijke exit interview guideline om er de meest waardevolle feedback uit te halen.
