Privacyverklaring HRorganizer B.V. 

Laatste update: 9 november 2020

Privacyverklaring HRorganizer B.V.

Privacy en veiligheid zijn belangrijk voor ons. We nemen het daarom serieus.

HRorganizer B.V. (“HRorganizer” en "HRorganizer Go") houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Het is ons beleid om open te zijn over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens. Als wij u om persoonlijke gegevens vragen, vermelden wij altijd het doel. Voor alle verwerkingen van persoonsgegevens geldt dat alleen gegevens worden gebruikt die u zelf actief hebt verstrekt, online of op papier en waarvoor u schriftelijk of mondeling toestemming heeft gegeven. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. In geen enkel geval worden verstrekte gegevens aan derden beschikbaar gesteld, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

In deze privacyverklaring informeren we u over welke persoonsgegevens we verzamelen en met welke doeleinden, hoe we deze persoonsgegevens verwerken en beheren en hoe we de veiligheid van de door u verstrekte persoonsgegevens waarborgen. We verzamelen naast aan individuele natuurlijke personen herleidbare gegevens ook anonieme gegevens. In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe wij anonieme gegevens verzamelen, verwerken, benutten en beheren. We raden u aan om deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen.

Definities 

Persoonsgegevens/ persoonlijke gegevens: Persoonsgegevens zijn alle gegevens, inhoud en informatie die door bezoekers via de website, per e-mail of telefonisch/mondeling worden verstrekt aan HRorganizer B.V. en zijn herleidbaar naar een identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Gegevens zijn persoonsgegevens als de gegevens informatie bevatten over een natuurlijke persoon en die persoon identificeerbaar is. Persoonsgegevens kunnen ook automatisch gegenereerd worden door cookies, bijvoorbeeld: een IP-adres.
Anonieme gegevens: Met anonieme gegevens duiden we de informatie aan die via de website en via cookies wordt verzameld en die niet te herleiden is naar een natuurlijke persoon. Voorbeelden: het aantal website bezoeken en het bouncepercentage.
Website: De website en alle hiermee geassocieerde en gekoppelde producten en diensten van HRorganizer B.V.
Bezoeker: Een bezoeker is een persoon die een webpagina of webservice van de website www.hrorganizer.com bezoekt en daar interactie mee heeft. Voorbeelden: het invullen van een formulier en het bekijken van een video.
Derden/een derde partij: Elk bedrijf of individu dat formeel aan HRorganizer B.V. is verbonden middels een overeenkomst om gegevens te verwerken of op te slaan ten behoeve van de website van HRorganizer B.V. en aanverwante producten en diensten. Voorbeeld: de website van HRorganizer B.V. wordt gehost door het Content Management Systeem: ‘Hubspot’.
HRorganizer: De besloten vennootschap HRorganizer B.V. die gevestigd is op Binnenhaven 1; 6709 PD; Wageningen; Gelderland met KVK-nummer 09152403.
Wij, we en onze: In deze privacyverklaring zijn de voornaamwoorden ‘wij’, ‘we’ en ‘onze’ te herleiden naar HRorganizer B.V. Voor meer informatie: zie paragraaf ‘Wie is HRorganizer B.V.?’
U en uw: In deze privacyverklaring verwijzen ‘u’ en ‘uw’ naar zowel niet-klanten als klanten van HRorganizer B.V.. Niet-klanten en klanten kunnen met ‘u’ en ‘uw’ worden aangesproken als zijnde een persoon, een organisatie of een bedrijf.
Overeenkomst: De overeenkomst dan wel licentieovereenkomst die tussen HRorganizer B.V. en bezoekers wordt aangegaan door op enigerlei wijze gebruik te maken van de navigatie door of interactie aan te gaan met www.hrorganizer.com of aanverwante webservices.

1. Wie is HRorganizer B.V.?

Bedrijfsnaam: HRorganizer B.V.

Bezoekadres: Binnenhaven 1, 6709 PD, te Wageningen, Gelderland

Website-URL: hrorganizer.com en go.hrorganizer.com

E-mailadres: info@hrorganizer.com

KVK-nummer: 09152403

BTW-nummer: NL 8147.32.732.B.01

 

2. Categorieën persoonsgegevens

Door onze website te bezoeken, verstrekt u gegevens aan HRorganizer B.V.. Dit kunnen persoonlijke gegevens zijn. Wij verzamelen, verwerken, bewaren, en gebruiken alleen de persoonlijke gegevens die rechtstreeks door u zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat ze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt, op basis van drie wettelijke gronden: legitimate interest, freely given consent en performance of a contract.

Bij een bezoek aan onze website wordt de volgende gegevens over u verzameld en verwerkt:

Gebruiksgegevens: Wij kunnen anonieme gegevens en persoonlijke gegevens over uw bezoekersgedrag, de producten en diensten verzamelen en verwerken. De gebruiksgegevens kunnen bestaan uit: uw IP-adres, geografische locatie, browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzingsbron, duur van het bezoek, paginaweergaven en website-navigatiepaden, evenals informatie over het tijdstip, de frequentie en het patroon van uw gebruik van de producten en diensten. De bronnen van de gebruiksgegevens komen voort uit ons analytische volgsysteem ‘Hubspot’ en uit overige analytische tools, zoals: Google Analytics, Google Search Console, Hotjar, Shopify, Google Adwords en Semrush. Deze gegevens worden verwerkt en gebruikt voor het analyseren van het bezoekersgedrag, de producten en diensten. De wettelijke basis (legal basis) voor de verwerking van deze gegevens wordt vrijelijk gegeven (freely given consent) of is van gerechtvaardigd belang (legitimate interest). Een voorbeeld van gegevensverwerking op grond van gerechtvaardigd belang is het kunnen verbeteren van de website, de producten en diensten met het inzicht dat verkregen is door (anonieme) gegevens te monitoren.

Publicatiegegevens: Wij kunnen gegevens verwerken die u plaatst voor publicatie op onze website (bijvoorbeeld een blog-comment) of via onze diensten. De publicatiegegevens kunnen worden verwerkt om deze publicatie mogelijk te maken en om onze website, producten en diensten te beheren. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking wordt vrijelijk gegeven (freely given consent) of is van gerechtvaardigd belang (legitimate interest). Een voorbeeld van een gerechtvaardigd belang is het bijhouden van een goede administratie van onze website en ons bedrijf.

Aanvraaggegevens: Wij kunnen gegevens verwerken die zijn opgenomen in een aanvraag die u bij ons doet met betrekking tot onze producten en diensten (bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier voor het aanvragen van een trial of een demonstratie). De persoonsgegevens die u invoert, kunnen worden verwerkt met het oog op het aanbieden; op de markt brengen en verkopen van relevante producten en diensten aan u. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking is van gerechtvaardigd belang (legitimate interest) of wordt wordt vrijelijk gegeven (freely given consent). 

Gegevens van de klantrelatie: Wij kunnen informatie verwerken met betrekking tot onze klantrelaties inclusief de contactgegevens van de klant. De klantgegevens kunnen uw naam, uw werkgever, uw functie, uw contactgegevens en informatie in de communicatie tussen ons en u of uw werkgever omvatten. De bron van de klantgegevens bent u of uw werkgever. De klantgegevens kunnen worden verwerkt met het oog op het beheer van onze relaties met klanten, de communicatie met klanten, het bijhouden van die communicatie en het promoten van onze producten en diensten bij klanten. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking wordt vrijelijk gegeven (freely given consent) of is van gerechtvaardigd belang (legitimate interest). Een voorbeeld van een gerechtvaardigd belang is het optimaal kunnen bijhouden van klantgegevens.

Meldingsgegevens: Wij kunnen de gegevens die u ons verstrekt, verwerken om u te kunnen abonneren op onze commerciële en informatieve e-mailactiviteiten. Zo maken wij bijvoorbeeld voor het versturen van de nieuwsbrief gebruik van een specifieke verzendlijst waarin we e-mailadressen van abonnees verwerken. De door u te verstrekken persoonsgegevens kunnen worden verwerkt met het oog op relevante e-mailactiviteiten met betrekking tot onze producten en diensten en andere gerelateerde informatie. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking wordt vrijelijk gegeven (freely given consent), is van gerechtvaardigd belang (legitimate interest) of er is toegestemd op grond van een overeenkomst tussen uw organisatie en HRorganizer B.V. (performance of a contract). Stel, u bent klant bij HRorganizer B.V. en we willen u een update aanbieden van ons nieuwe interviewrapport, omdat het verouderde rapport binnenkort zal verdwijnen. Dan is het op grond van de overeenkomst noodzakelijk om daarover contact op te kunnen nemen met de aan ons verstrekte persoonsgegevens. 

Correspondentiegegevens: Wij kunnen persoonsgegevens verwerken die zijn opgenomen in of betrekking hebben op enige communicatie die u naar ons stuurt. De correspondentiegegevens kunnen de communicatie-inhoud en de metagegevens bevatten die met de communicatie samenhangen. Onze website genereert de metagegevens die verband houden met de communicatie via formulieren op de website en via formulieren in de live chat. De correspondentiegegevens kunnen worden verwerkt ten behoeve van de communicatie met u en het bijhouden van gegevens. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking van persoonsgegevens is op grond van gerechtvaardigd belang (legitimate interest) of is vrijelijk gegeven (freely given consent). Bijvoorbeeld: een goede administratie bijhouden van onze website en het zaken kunnen doen en het kunnen communiceren met gebruikers.

Wij kunnen al uw in dit beleid geïdentificeerde persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van juridische claims, hetzij in een gerechtelijke procedure, hetzij in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking van persoonsgegevens is op grond van gerechtvaardigd belang (legitimate interest), namelijk: de bescherming en handhaving van onze wettelijke rechten, uw wettelijke rechten en de wettelijke rechten van anderen.

Wij kunnen al uw, in deze privacyverklaring vermelde, persoonsgegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor het verkrijgen of behouden van een verzekeringsdekking, het beheer van risico's of het verkrijgen van professioneel advies. De wettelijke basis (legal basis) voor deze verwerking van persoonsgegevens is op grond van gerechtvaardigd belang (legitimate interest), namelijk: een goede bescherming van ons bedrijf tegen risico's.

Naast de specifieke doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken, zoals beschreven in deze privacyverklaring, kunnen wij uw persoonsgegevens tevens verwerken indien noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn, of om uw belangen of de belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

Gelieve geen persoonsgegevens van andere personen aan ons te verstrekken, tenzij wij u hierom verzoeken.

3. Doeleinde en wettelijke basis voor verwerking van persoonsgegevens

HRorganizer B.V. maakt gebruik van uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende wettelijke gronden:

Om u te voorzien van informatie met betrekking tot ons product- en dienstenaanbod. 

De verwerking is noodzakelijk op grond van gerechtvaardigde belangen (legitimate interest) die HRorganizer B.V. nastreeft, namelijk: voor de marketing en de follow-up van de verkoop. 

 

Om de website en onze communicatie over ons product- en dienstenaanbod en de inhoud ervan aan te passen en te verbeteren. 

De verwerking is noodzakelijk op grond van gerechtvaardigde belangen (legitimate interest) die HRorganizer B.V. nastreeft, namelijk: informatievoorziening.

 

Om informatie over u te verstrekken aan derden en/of om derden toegang te geven tot informatie over uw gegevens.

De verwerking is noodzakelijk of op grond van het gerechtvaardigd belang (legitimate interest) of voor de overeenkomst tussen relaties en HRorganizer B.V.(performance of a contract).

 

Omdat het noodzakelijk is voor het gebruik van de website. Als u toestemming hebt gegeven op deze privacyverklaring, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Uw herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming van vóór de herroeping.

De verwerking is op grond van het gerechtvaardigde belang om de kwaliteit van de gebruikservaring op de website voor bezoekers te optimaliseren (legitimate interest). 

 

 

 

Omdat het noodzakelijk is op basis van weten regelgeving. De verwerking is noodzakelijk voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan HRorganizer B.V. is onderworpen en dus op grond van gerechtvaardigde belangen (legitimate interest). 

 

4. Communicatiebeleid

Naast het streng procedureel naleven van het verwerken van persoonsgegevens volgens de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals beschreven in deze privacyverklaring, informeren we u ook hoe ons communicatiebeleid geregeld is met betrekking tot onze e-mailactiviteiten. Binnen Hubspot wordt er gebruikgemaakt van zogenaamde ‘subscription types’. Iedere bezoeker kan zich inschrijven voor één of meerdere subscription types. Deze subscription types bepalen hoe wij met u mogen communiceren.

Subscription type (e-mailactiviteit) Doeleinde Hoe kan ik me inschrijven?
Marketing informatie  Om u op de hoogte te houden van promotionele acties en andere mogelijk relevante marketinginformatie. Door een formulier op onze website in te vullen of door uw interesse in dit lidmaatschap per e-mail, telefonisch, mondeling of via de livechat aan ons te bevestigen. Als u klant bent bij HRorganizer B.V. wordt u automatisch ingeschreven voor deze e-mailactiviteit. 
Product- en marktonderzoek  Met het uitvoeren van product- en marktonderzoek, onder klanten en niet-klanten, kan HRorganizer B.V. haar producten en diensten continue verbeteren. Door een formulier op onze website in te vullen of door uw interesse in dit lidmaatschap per e-mail, telefonisch, mondeling of via de livechat aan ons te bevestigen.
Blog update  U ontvangt iedere maand een e-mail met de nieuwste blogs. Door een formulier op onze website in te vullen of door uw interesse in dit lidmaatschap per e-mail, telefonisch, mondeling of via de livechat aan ons te bevestigen
De nieuwsbrief Onze nieuwsbrief staat iedere maand weer boordevol nieuws, blogs en interessante informatie voor HR-professionals. Door een formulier op onze website in te vullen of door uw interesse in dit lidmaatschap per e-mail, telefonisch of via de livechat aan ons te bevestigen. Als u klant bent bij HRorganizer B.V. wordt u automatisch ingeschreven voor deze e-mailactiviteit.
Systeem-updates Via deze weg informeren we klanten over de laatste updates m.b.t. onze producten en diensten.

U heeft uw interesse in dit lidmaatschap per e-mail,  telefonisch, mondeling, via een formulier op www.hrorganizer.com of via de livechat aan ons bevestigd. Als u klant bent bij HRorganizer B.V. worden de aangewezen contactpersonen uit organisaties automatisch ingeschreven voor deze e-mailactiviteit.

One-to-one  Het is noodzakelijk om voor one-to-one ingeschreven te zijn, voordat wij contact met u op mogen nemen.

U heeft uw interesse in dit lidmaatschap per e-mail,  telefonisch, mondeling, via een formulier op www.hrorganizer.com of via de livechat aan ons bevestigd.Als u klant bent bij HRorganizer B.V. wordt u automatisch ingeschreven voor deze e-mailactiviteit. 

Zo eenvoudig als u zich kunt inschrijven, kunt u zich ook te allen tijde uitschrijven van één of meerdere lidmaatschappen (opt-out). In onze commerciële e-mailactiviteiten staat onderaan altijd een link met ‘Afmelden’ en/of ‘Voorkeuren beheren’. Als u op één van deze links klikt, komt u op een zogenaamde voorkeurenpagina waarop u uw lidmaatschappen of e-mailvoorkeuren kunt aanpassen. Een tweede methode om uw lidmaatschappen of e-mailvoorkeuren aan te passen is om een uitschrijfverzoek te sturen naar info@hrorganizer. Wij sturen u vervolgens een e-mail met daarin de link om u uit te schrijven voor één of meerdere lidmaatschappen.

Mocht u zich hebben uitgeschreven voor alle lidmaatschappen, maar wenst u zich graag weer in te schrijven voor één of meerdere lidmaatschappen? Dan kunt u een inschrijfverzoek sturen naar info@hrorganizer.com. We sturen u dan een e-mail met een link naar de voorkeurenpagina waarop u uw lidmaatschappen of e-mailvoorkeuren weer kunt aanpassen. U kunt ook opnieuw een formulier invullen op onze website.

U bepaalt zelf de duur van uw lidmaatschap(pen), tenzij wij genoodzaakt zijn een e-mailactiviteit op te heffen.

5. Uw persoonsgegevens en derden

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met derden voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de correcte levering van product- en dienstinformatie en relevante inhoud die door HRorganizer B.V. wordt aangeboden. In voorkomend geval zullen wij u altijd om toestemming vragen.

www.hrorganizer.com wordt gehost op en werkt samen met Hubspot om gegevens te verwerken en op te slaan die zijn verzameld van onze website en gerelateerde webservices. Hun datacenters hanteren de hoogst mogelijke standaarden en zijn SOC 2 Type II en ISO 27001 gecertificeerd en bieden N+1 redundantie voor alle stroom-, netwerk- en HVAC-diensten. Voor meer informatie over de opslag, verwerking en beveiliging van gegevens door Hubspot verwijzen wij u naar hun documentatie over gegevensverwerking.

Naast de specifieke openbaarmaking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit hoofdstuk, kunnen wij uw persoonsgegevens openbaar maken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn, of om uw belangen of de belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekendmaken wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtsvordering, hetzij in een gerechtelijke procedure, hetzij in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. U heeft altijd het recht om de Privacyverklaring 2020 toestemming voor gegevensverwerking in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op openbare websites van derden die via links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een veilige en zorgvuldige manier met uw persoonlijke gegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaringen van deze websites te lezen voordat u gebruik maakt van deze websites.

6. Verwerking, beheer en beveiliging persoonsgegevens

HRorganizer B.V. stelt alles in het werk om de gegevens die u ons verstrekt adequaat te beveiligen. HRorganizer B.V. beschikt over geschikte middelen en beheerprocedures om de gegevens die we verzamelen te beveiligen en zo ongeoorloofde toegang of bekendmaking te voorkomen, gegevens accuraat te houden en het juiste gebruik van de gegevens te garanderen.

Indien u uw gegevens aan ons verstrekt heeft en deze wilt laten wijzigen of verwijderen kunt u per e-mail of telefonisch contact met ons opnemen. U kunt dan al uw contactgegevens door ons laten aanpassen of verwijderen uit onze database. Indien u zich alleen wilt afmelden voor communicatie, kunt u gebruikmaken van een van de volgende links: ‘Uitschrijven’ (of ‘Unsubscribe’ voor engelstalige e-mails) of ‘E-mailvoorkeuren bijwerken’. Deze link(s) vindt u in elke commerciële e-mail die u van ons ontvangt.

7. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

HRorganizer B.V. zal uw persoonlijke gegevens opslaan zolang als dat nodig is om de doeleinden van de verwerking zoals vermeld in deze privacyverklaring uit te voeren. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens ten minste bewaren voor de tijd dat u gebruik maakt van onze diensten (zowel klanten als niet-klanten). Wij verwijderen uw persoonlijke gegevens op verzoek of wanneer uw e-mailadres vaker een hard bounce heeft. Bovendien verwijderen wij zo snel mogelijk gegevens die niet meer nodig zijn. Op deze manier houden wij ook onze CRM up-to-date.

8. Wijzigingen privacyverklaring HRorganizer B.V.

Wijzigingen in de privacyverklaring van HRorganizer B.V. worden gepubliceerd in dit document. De herzieningsdatum van dit document wordt in dat geval bijgewerkt. Via onze homepage vindt u altijd de meest recente versie.

9. Uw rechten

Op grond van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan:

  • U kunt uw (persoons)gegevens in uw account te allen tijde inzien en eventueel wijzigen. Indien u wilt weten welke gegevens HRorganizer B.V. over u heeft verzameld, kunt u een verzoek indienen bij HRorganizer B.V. om informatie over uw persoonsgegevens in te zien.
  • Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de persoonsgegevens die u in uw account heeft gezien, kunt u uw werkgever of leidinggevende hierom verzoeken.
  • U heeft ook het recht om uw werkgever of leidinggevende te verzoeken om uw persoonlijke gegevens te wissen (het recht om te worden vergeten). In sommige gevallen kunt u zelf uw account verwijderen, met deze actie worden alle persoonlijke gegevens gewist. Meer informatie over een verzoek tot het wissen van persoonsgegevens vindt u in de verwerkersovereenkomst tussen uw organisatie en HRorganizer B.V..
  • Daarnaast kunt u onder bepaalde omstandigheden het recht hebben om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
  • U heeft het recht om, op grond van uw specifieke situatie, te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht om uw persoonsgegevens, die u aan HRorganizer B.V. heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en u heeft het recht om deze gegevens door te sturen naar een andere verantwoordelijke voor de verwerking, wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of noodzakelijk is op grond van een overeenkomst.

Voor een verzoek kunt u contact met ons opnemen via info@hrorganizer.com. HRorganizer B.V. zal zonder onnodige vertraging en binnen een maand op uw verzoek reageren. Indien HRorganizer B.V. niet aan uw verzoek voldoet, zullen wij u informeren over de reden waarom HRorganizer B.V. niet aan uw verzoek kan voldoen.

Wilt u meer informatie, feedback geven of een klacht melden?

Mocht u vragen hebben met betrekking tot deze privacyverklaring, stuur dan een e-mail naar info@hrorganizer.com of bel naar +31 317 465 460. Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonlijke gegevens, en niet tot overeenstemming komt met HRorganizer B.V., dan kunt u uw klacht ook indienen bij een toezichthoudende autoriteit.