Veelgestelde vragen

Heb je ergens een vraag over? Bekijk dan onze veelgestelde vragen. Mocht je er zelf niet uitkomen of staat je vraag er niet tussen, bel dan gerust naar +31 317 465 460 of e-mail naar info@hrorganizer.com.

Hoe kunnen we je helpen?

Inloggen

Hoe kan ik inloggen in het HRorganizer.com systeem?

Als systeemgebruiker krijg je een login van de systeemcoördinator. Als kandidaat voor een assessment krijg je een e-mail met een link naar je assessment. 

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu?

Op het inlogscherm staat een optie ‘toegangscode vergeten’. Volg de stappen om een nieuwe toegangscode aan te maken. Let op dat je hierbij het juiste e-mailadres invult. Dat is het e-mailadres waarmee je al toegang hebt tot het HRorganizer.com systeem.

Kandidaten support

Mijn kandidaat krijgt een foutmelding (bijv. Technical error).

Een foutmelding tijdens een assessment kan hinderend zijn. Neem hiervoor contact op met de helpdesk van HRorganizer door te bellen naar 0317 46 04 65 of een e-mail sturen naar helpdesk@hrorganizer.com. Meestal vragen we je om ook een printscreen van het huidige scherm (met foutmelding) naar ons te mailen. Zo kunnen we precies zien wat er aan de hand is, de foutmelding verhelpen en kan je kandidaat zo snel mogelijk weer aan de slag. 

Mijn kandidaat is bezig met het assessment, maar de internetverbinding valt weg.

Mocht de internetverbinding wegvallen, dan is het belangrijk dat de kandidaat zijn venster niet afsluit en de laptop niet dichtklapt. Dit geldt in het geval dat hij midden in een testonderdeel zit of wanneer de resultaten worden verstuurd. Je kandidaat kan het beste wachten totdat de internetverbinding weer is hersteld. Zo kun je ook bepalen of het een verbindingsprobleem is of een fout in het HRorganizer.com systeem.

Kan mijn kandidaat nog herkansen?

Ja. Je hebt de mogelijkheid om één testonderdeel uit het assessment programma te herkansen. De hoogste score telt uiteindelijk en dat is dus ook de score die jouw potentiële werkgever te zien krijgt.

Mijn kandidaat is bezig met de introductie, maar kan niet verder. Wat nu?

Tijdens de introductie leert je kandidaat hoe hij door de test moet navigeren. Hierbij is het nog niet van belang wat de vraag is, maar wordt duidelijk welke knop waarvoor dient. Als een kandidaat vastloopt in de introductie, dient hij goed te lezen wat hij moet doen. Hij dient de instructies exact op te volgen. Je kunt de kandidaat ook door de introductie heen leiden. Kan je kandidaat hierna nog niet verder? Bel dan naar 0317 46 04 65 of stuur een e-mail naar helpdesk@hrorganizer.com.

Kan mijn kandidaat tussendoor pauzeren?

Wanneer je eenmaal begonnen bent met een onderdeel, kun je deze niet tussentijds afbreken. Meestal duurt een test niet langer dan 15 minuten. Vaak bevat een assessment meerdere testonderdelen. Tussen de verschillende testonderdelen kun je pauzeren of ze zelfs op een andere dag afronden. Let wel op de deadline. De tijd die nodig is om alle testonderdelen af te ronden, wordt niet bewaakt en heeft geen effect op het resultaat.

De afrondingsdatum is verstreken. Kan mijn kandidaat het assessment nog afronden?

Het kan voorkomen dat je niet in de gelegenheid bent om het assessment vóór de afrondingsdatum te maken. Je kunt dan het beste contact opnemen met de organisatie die je heeft uitgenodigd voor het assessment. Je zou het assessment technisch gezien af kunnen maken na de verstreken afrondingsdatum.

Kan de kandidaat een assessment oefenen?

Nee, het is helaas niet mogelijk een assessment te oefenen. Op de volgende pagina kunnen kandidaten zich voorbereiden voor een assessment, middels video's en informatiedocumenten: https://www.hrorganizer.com/kandidaten. Mocht je kandidaat toch willen oefenen, dan zijn er verschillende websites die oefentests aanbieden. Deze oefentests wijken af van het HRorganizer assessment. 

Worden de antwoorden tussentijds opgeslagen?

De meeste testonderdelen zijn tijdsgebonden. Als je midden in een tijdsgebonden testonderdeel stopt, worden je antwoorden niet opgeslagen. De antwoorden worden na ieder afgerond testonderdeel opgeslagen. 

Bij een 360 graden feedback worden de antwoorden op de stellingen tussentijds opgeslagen, zolang er een internetverbinding is.

Bij de Navigator worden de antwoorden tussentijds opgeslagen, zolang er een internetverbinding is.

Kan mijn kandidaat nog een antwoord veranderen?

Tijdens een assessment kan je kandidaat de antwoorden niet meer wijzigen. 

Systeeminstellingen

Hoe wijzig ik het e-mailadres van een kandidaat?

Het e-mailadres van de kandidaat kun je alleen wijzigen als de kandidaat nog niet is begonnen. Dit doe je door naar ‘Selecteren’ te gaan. Vervolgens klik je op het assessment programma. Daarna zie je het overzicht van de deelnemers. Hier kun je de kandidaat aanklikken waarvoor je het e-mailadres wilt wijzigen. Klik vervolgens op ‘Informatie’. Hier kun je het e-mailadres wijzigen. Vergeet niet om het assessment programma opnieuw te versturen. Hiermee vervalt de oude link naar het assessment.

Moet ik iets installeren om het systeem te kunnen gebruiken?

Nee, dat is niet nodig. HRorganizer.com is een 100% webgebaseerde service. Je kandidaat heeft alleen een goedwerkende internetverbinding nodig.

Hoe stel ik een functieprofiel in?

Voordat het assessment programma kan worden gegenereerd, dien je een functie te kiezen uit de functiebibliotheek. Daarvoor ga je naar ‘Werk’ en vervolgens klik je op ‘Nieuw werkprofiel’ en ‘Maken’. Je wordt nu doorverwezen naar de functiebibliotheek. Je kunt op twee manieren zoeken naar een functie:

  1. Je typt de functietitel in, in de zoekbalk van de functiebibliotheek. Denk ook aan synoniemen, bijvoorbeeld: accountmanager of vertegenwoordiger
  2. Filter op beroepsgroep of rol in de linkerkolom.

Nadat je de functie hebt gekozen, pas je eventueel de onderliggende rollen en competenties aan.

Hoe stel ik een niveau in?

Het niveau van het assessment wordt in de eerste plaats bepaald door de inhoud van de functie, van operationeel uitvoerend werk (laag complex) tot expert werk (hoog complex). Vervolgens wordt een verder onderscheid gemaakt op basis van de benodigde kennis en vaardigheden, de verantwoordelijkheden die bij deze functie horen en een bijbehorend opleidingsniveau. Deze laatste is ingedeeld in eqf-niveaus volgens het Europees kwalificatiesysteem.

Om waarde aan de resultaten van de kandidaten te kunnen geven, worden deze vergeleken met een referentiegroep, de zogeheten normgroep. HRorganizer maakt gebruik van de normgroepen laag, midden en hoog complex voor de scores op de tests en competenties. Voor de profielscore wordt gebruik gemaakt van acht normgroepen, de eqf-niveaus.

Hoe stel je de taal in van het assessment?

De kandidaat kan het assessment maken in zijn moedertaal. De kandidaat kan de taal instellen door op ‘Start’ te klikken in de uitnodigingsmail. Vervolgens krijgt hij in stap 3 ‘Programma’ de mogelijkheid om de taal in te stellen per testonderdeel. 

Wie kan rollen en rechten instellen?

Een systeemcoördinator (of HRorganizer coördinator) kan rollen en rechten toekennen aan systeemgebruikers.

Welke rollen en rechten kun je instellen?

HRorganizer coördinator:
De HRorganizer coördinator kan het systeem inregelen en monitoren, de belangrijkste taken zijn:
- anderen toegang tot het systeem verlenen of toegang ontnemen
- structuur aanbrengen in (sub) organisaties e.d.
- het aanpassen van de benaming van competenties
- anderen toegang geven tot werkprofielen
- managementrapportages uitdraaien
- voorraad bestellen, kosten monitoren, facturen verifiëren

HR-expert:
De HR expert is bevoegd om:
- persoonsgegevens
- werkprofielen
- assessment t.b.v. selectie
- de development tools (Talent Scans, Personal Leadership Survey, Loopbaan Assessment, 360 Graden Feedback)
- beoordelingscycli te maken, in te zetten en aan te passen

HR-professional:
De HR professional is bevoegd om:
- persoonsgegevens in te zien
- assessments en development tools uit te zetten
- rapporten te downloaden
De HR professional heeft geen bevoegdheid om persoonsgegevens, werkprofielen of
assessments aan te passen.

Leidinggevende:
De leidinggevende heeft toegang tot de gegevens en processen van zijn of haar medewerkers en is hierin bevoegd om:
- werkprofielen aan te passen
- 360 Graden Feedback en Talent Scans in te zetten
- beoordelingscycli te maken, in te zetten en aan te passen.

Medewerker:
De medewerker is bevoegd om eigen gegevens in te zien, zoals:
- ontwikkel tools (360 Graden Feedback, Personal Leadership Survey, I-Talent Scan, Ontwikkelassessment)
- beoordelingscyclus: voorbereidingsdocumenten opvragen en vrijgegeven,
gespreksverslagen lezen en ondertekenen.

Mensen zonder rol:
Mensen zonder rol (kandidaten of respondenten) krijgen alleen op uitnodiging tijdelijk toegang tot een deel van het systeem om bijvoorbeeld:
- hun assessment programma te doorlopen
- feedback te geven
- eigen gegevens in te zien van Ontwikkelassessments.

Hoe stel ik een afrondingsdatum in?

Als je een kandidaat wilt gaat uitnodigen voor het assessment, is de standaard afrondingsdatum 1 week. Deze pas je eenvoudig zelf aan. Drie dagen voor de afrondingsdatum verstuurt het systeem (bij een niet afgerond assessment) automatisch een herinnering aan de kandidaat.

Hoe nodig ik een kandidaat uit?

Het assessment programma is automatisch samengesteld, o.b.v. het door jou ingestelde functieprofiel. Vervolgens kun je het assessment programma versturen naar je kandidaat of kandidaten, vanuit het HRorganizer.com systeem. Je kunt gebruikmaken van de standaard e-mailtemplate. De kandidaat krijgt een e-mail met een link naar het assessment.

Assessments en surveys

Ik wil een MTO-vragenlijst opstellen. Kan ik zelf de vragen opstellen?

Ja. Je kunt zelf vragenlijsten samenstellen. Dat houdt in dat je je eigen vragen kunt opstellen met antwoordmogelijkheden naar eigen inzicht, met of zonder toelichtingsoptie. Ook kun je het onderwerp van het MTO zelf bepalen. Ook kun je gebruikmaken van onze 150 voorbeeldvragen en deze naar wens aanpassen.

Welke soorten tests bieden jullie?

HRorganizer biedt verschillende soorten tests: 

  • Capaciteitentests: om vaardigheden te bepalen zoals leersnelheid, logisch redeneren of samenhang zien
  • Persoonlijkheidsmetingen: om eigenschappen te bepalen zoals bereidheid tot samenwerken, ambitie of sensitiviteit
  • Drijfverenmeting: om te achterhalen waar iemands intrinsieke motivatie vandaan komt
  • Kennistests: om specifieke vakkennis te bepalen zoals een taaltest of werktuigkundig redeneren

Wil je weten welke tests ingezet kunnen worden in een HRorganizer assessment? Bezoek dan de testbibliotheek.

Kan ik de competentietaal van mijn organisatie gebruiken?

Ja, dat kan. Het HRorganizer.com systeem omvat een verzameling aan competenties. Hieraan zitten processen en HR-tools gekoppeld. De termen in dit woordenboek worden gebruikt om de eigen competentietaal na te bootsen. Je ziet vervolgens je 'eigen' competentietaal.

Hoe zijn jullie assessments opgebouwd?

Online assessments bestaan uit een combinatie van verschillende capaciteitentests en/of persoonlijkheidsvragenlijsten. De combinatie van de tests en vragenlijsten wordt bepaald door de rollen en competenties die nodig zijn voor de functie waarop wordt gesolliciteerd.

Hoelang duurt een HRorganizer assessment?

Er is geen standaard antwoord op deze vraag. De duur van een assessment is afhankelijk van het aantal testonderdelen in het assessment. In de meeste assessment programma’s zitten zijn 5 testonderdelen. Gemiddeld duurt ieder testonderdeel 15 minuten. In de uitnodiging staat soms aangegeven hoeveel tijd een kandidaat dient te reserveren om het assessment af te ronden.

Gebruiken jullie algemene functieprofielen?

In het HRorganizer.com systeem kun je gebruikmaken van 4733 vooringevulde functieprofielen. Dat houdt in dat de belangrijkste rollen en competenties al automatisch gekoppeld zijn aan een specifiek functieprofiel. De functieprofielen zijn ook gecategoriseerd onder de filters: beroepsgroep en rol. Je kunt de rollen en competenties uit het geselecteerde functieprofiel eventueel zelf aanpassen.

Rapporten en uitslagen

Hoe wordt de competentiescore bepaald?

Een competentiescore is opgebouwd uit verschillende componenten afkomstig uit verschillende testonderdelen van het assessment. Dit zijn persoonlijkheidstests, een werkinteresse- en drijfverenvragenlijst en capaciteitentests. De resultaten op deze tests en vragenlijsten dragen dus bij aan de competentiescore. Ieder component heeft daarbij een eigen wegingsfactor.

Hoe weet ik zeker dat de kandidaat het assessment zelf heeft gemaakt?

Twijfel je of je kandidaat het assessment echt zelf heeft gemaakt? Nodig de kandidaat dan uit om het assessment op locatie in een gecontroleerde omgeving te maken. Je kunt de kandidaat ook tijdens het interview vragen om een deel van het assessment nogmaals te maken. Hieruit zal duidelijk worden of de kandidaat de test zelf heeft gemaakt. 

Hoe weet ik nu welke kandidaat het meest geschikt is voor de functie?

De juiste kandidaat selecteren kan een soms een uitdaging zijn. Met een assessment maak je eenvoudig een objectieve selectiebeslissing. Om het jezelf nog makkelijker te maken hebben we het Ranking Rapport geïntroduceerd. In dit rapport vind je een objectieve rangschikking van al je kandidaten. Zo zie jij in één oogopslag wie het beste bij de functie past, op basis van competenties, persoonlijkheidskenmerken, werkinteresses en drijfveren.

Waar kan ik een rapport downloaden?

Klik eerst op ‘Selecteren’, vervolgens op het assessment programma en dan op de naam van de deelnemer. Hierna klik je op ‘Rapportages’. Hier kun je het gewenste rapport downloaden in Word of PDF. Als er nog een euroteken bij het rapport staat, is het rapport nog eerder gedownload. Als je op het rapport klikt, worden er verbruikskosten berekend. Rapporten zonder het euroteken kun je kosteloos downloaden.

Kan ik zien hoe ver mijn kandidaten zijn in hun assessment programma?

Ja. Je kunt eenvoudig inzien hoe ver een deelnemer in het assessment programma is. Hiervoor dien je in te loggen in het HRorganizer.com systeem. Ga naar ‘Selecteren’ en klik op het assessment programma. Vervolgens zie je het overzicht van je deelnemers. Klik op een deelnemer. Per testonderdeel heb je nu inzicht in de status. Hier zie je of iemand al is gestart en of een testonderdeel al is afgerond. Als je op ‘Geschiedenis’ klikt, kun je de activiteiten realtime inzien.

Kan mijn kandidaat zijn resultaten inzien?

Je kunt ervoor kiezen om het Persoonlijk Rapport direct naar je kandidaat te sturen, nadat het assessment is afgerond. Dit is geen standaardfunctie. 

Wat kost een rapport?

We bieden verschillende rapporten aan voor Selectie en Ontwikkeling. Je kunt al een rapport downloaden vanaf €42,50. De kosten van een rapport zijn afhankelijk van de licentievorm en het type verbruik. Je kan daarnaast ook profiteren van combinatievoordelen. Bijvoorbeeld: als je het Persoonlijk Rapport hebt gedownload, kun je het Testscorerapport gratis downloaden. Wil je meer informatie over de tarieven van alle rapporten en tools? Vraag dan op het prijsoverzicht aan op deze pagina: https://www.hrorganizer.com/prijzen

Demo en trial

Wat houdt een demo in?

In de demo neemt één van onze productspecialisten je meer door het platform. We kijken naar jouw wensen en hoe we hierbij jou het beste kunnen helpen. Tijdens de demo heb je genoeg tijd om vragen te stellen. Na de demo kun je ons platform 30 dagen geheel vrijblijvend uitproberen. 

Is de demo online?

De demo is online via een videocall met bijvoorbeeld Google Meet. We plannen een datum in wanneer het jou uitkomt. Voor de demo maken wij gebruik van Google Meet. Maak je liever gebruik van een andere technologie? Dan is dit voor ons geen probleem. 

Kunnen collega’s aansluiten bij de demo?

Het is geen probleem als collega's willen aansluiten. Als je dit aan ons laat weten dan zorgen we dat de collega ook een uitnodiging krijgt.

Kan ik ook direct beginnen aan de trial?

Technisch gezien kun je zeker direct aan de trial beginnen. Toch raden we je altijd aan om eerst een afspraak te maken voor een demo. De demo duurt hooguit 30 minuten. De demo is persoonlijk en online. Tijdens een demo kan onze productadviseur je adviseren over jullie actuele HR-vraagstuk. Bijvoorbeeld als je nog niet zeker bent van de juiste HR-tool. Dit kan tot nieuwe inzichten leiden voor je organisatie. Vervolgens kun je trial doelgerichter doorlopen.

Kan ik de duur van de trial verkorten?

Je kunt het HRorganizer.com systeem 30 dagen gratis gebruiken, ongeacht je inlogfrequentie. Het kan zijn dat je al voor het einde van de trial een beslissing hebt kunnen nemen, bijvoorbeeld omdat je interesse uitgaat naar een kleiner onderdeel van het HRorganizer.com systeem (bijv. een MTO).    

Kan ik de gegevens uit mijn trial-omgeving meenemen naar mijn klantomgeving?

Ja. Als je binnen de 30 dagen van de trial een licentie start, zetten we al je gegevens over naar een klantomgeving. 

Facturen en betalingen

Waar kan ik mijn facturen inzien?

Facturen worden per e-mail per kwartaal verstuurd naar het opgegeven adres. Mocht je een specifieke factuur nog een keer willen ontvangen, neem dan contact op met finance@hrorganizer.com. 

 

Kan ik mijn verbruiksuitgaven inzien?

Ja. Je kunt het verbruik inzien door in te loggen in het HRorganizer.com systeem. Je klikt op het symbool met 9 vierkantjes. Vervolgens klik je op ‘Verbruiksoverzicht’. Hier kan je het volgende inzien:

  • het tegoed;
  • de gefactureerde bedragen per kwartaal; 
  • de licentiekosten;
  • en de kosten van de gedownloade rapporten. 

Privacy en veiligheid 

Wat gebeurt er met de data van mijn kandidaat?

Het belangrijkste is dat de gegevens van de kandidaat blijven. Een organisatie waar gesolliciteerd wordt mag nooit, zonder uitdrukkelijke toestemming, gegevens voor andere redenen dan de sollicitatieprocedure gebruiken. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de data. Kandidaten kunnen een verzoek indienen bij de organisatie om gegevens te laten verwijderen.

Hoe worden de gegevens van de kandidaat beschermd?

De licentienemer is eigenaar van de persoonsgegevens die in het systeem komen. HRorganizer werkt volledig binnen de huidige AVG-wetgeving. De testresultaten worden beveiligd opgeslagen. De software geeft de mogelijkheid om toestemming  voor het gebruik van de resultaten van de deelnemer te vragen. Ook biedt de software de mogelijkheid om gegevens van deelnemers op vaste termijnen te verwijderen uit de database van het systeem. Wij zullen je assisteren bij het opzetten van de verschillende mogelijkheden in je klantomgeving. 

Overig

Wat is jullie ervaring met thuis en/of op afstand testen?

Statistische gegevens laten zien dat deelnemers van een assessment thuis gemiddeld lager scoren. De kans is thuis groter dat de deelnemer gestoord wordt of de test niet voldoende serieus nemen. Het is daarom belangrijk om nog eens te benadrukken dat goed je kandidaten goed uitgerust zijn en niet gestoord kunnen worden. Ook is de kans op fraude groter. Heb je een vermoeden van vooringenomenheid? Dan kun je zonder nadelige effecten de kandidaat het beste het assessment nogmaals laten maken, maar dan op locatie.

Maakt jullie selectiemethode een testpsycholoog overbodig?

Het samenstellen van een assessment programma bij een specifieke functie of vraag gebeurt automatisch. De vertaling van de resultaten naar competentiescores is tevens geautomatiseerd. 

Top-experts uit Nederland en Duitsland hebben aan deze ontwikkeling hun bijdrage geleverd. Het HRorganizer.com expertsysteem wordt continu verder geoptimaliseerd. Je zou dus kunnen stellen dat je geen testpsycholoog nodig hebt, omdat het HRorganizer.com systeem beschikt over een expert algoritme.

Wat is het contract of honesty?

Het contract of honesty is een digitale verklaring van de kandidaat. Hiermee verklaart hij: 

-dat de kandidaat het assessment zelfstandig gaat maken, zonder hulp van anderen;

-dat de kandidaat hiermee toestemming geeft om de resultaten te delen met de organisatie die hem uitgenodigd heeft. 

Wat wordt er niet getest met een assessment?

Met een assessment is het moeilijk om bepaalde vaardigheden vast te stellen, zoals: het vermogen tot mondeling communiceren of handmatig werken. Deze gebieden kunnen worden vastgesteld d.m.v. interviews of rollenspellen.

Hoelang zijn de testresultaten geldig?

De testresultaten van een HRorganizer assessment zijn 2 jaar geldig en betrouwbaar (advies). Toch, zijn er ook organisaties die een geldigheidsduur van 1 jaar hanteren.

Zowel mensen als functies veranderen in de loop der tijd, mede hierom is een rapport slechts een beperkte tijd geldig.

Staat je vraag er niet tussen?

Telefoon

Wil je technisch support of meer informatie over de producten en diensten?


Bel ons gerust op +31 317 465 460


Op werkdagen van 9.00 tot 17.00

E-mail

Gemiddelde reactietijd: 30 minuten


Stuur een e-mail naar info@hrorganizer.com


Op werkdagen van 9.00 tot 17.00. 

Livechat

Gemiddelde reactietijd: 1 minuut


Stel je vraag via onze livechat.


Op werkdagen van 9.00 tot 17.00.