Duurzame inzetbaarheid

Hoe zet je jouw HR instrumenten voor duurzame inzetbaarheid effectief in?

Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk thema. Het gaat om het leven en werken van mensen. Er is een explosie aan informatie met vele items over dit belangrijke thema. HRorganizer biedt een platform aan waarmee jouw organisatie dit thema kan structureren en monitoren. De toolbox duurzame inzetbaarheid kan met het HRorganizer online platform effectief ingezet worden. Het juiste HR instrument op het juiste moment voor de juiste persoon. Het beleidsplan duurzame inzetbaarheid kan hiermee in de organisatie ingebed worden. Op welke wijze? Dat kun je op deze pagina lezen.

 

Inhoud:

  1. Wat is duurzame inzetbaarheid?
  2. Waarom duurzame inzetbaarheid?
  3. Maatregelen duurzame inzetbaarheid
  4. Schijf van vijf voor duurzame inzetbaarheid
  5. De problematiek van de toolbox duurzame inzetbaarheid
  6. De noodzakelijke HR tools voor een beleidsplan duurzame inzetbaarheid
  7. Monitoring van maatregelen duurzame inzetbaarheid; werkt het beleidsplan duurzame inzetbaarheid
  8. Periodieke individuele Duurzame Inzetbaarheid (DI) check; vast onderdeel van het HR proces
  9. Individueel maatwerk; selectie van HR instrumenten duurzame inzetbaarheid die passen
  10. Privacy; persoonlijke documenten in digitaal kluisje van de medewerker
  11. Loopbaanadvies hoort in de toolbox duurzame inzetbaarheid
  12. Job Matching; een brede visie op individuele functiemogelijkheden
  13. Persoonlijke talentontwikkeling voor continu werken aan duurzame inzetbaarheid
  14. Exit tool: Waarom verlaten mensen de organisatie?

Wat is duurzame inzetbaarheid?

HR beleid duurzame inzetbaarheid betekent gezondheid, betrokkenheid en ontwikkeling van alle medewerkers in de organisatie monitoren. En eventueel actie ondernemen als er verbetering wenselijk of mogelijk is. Het doel is langer gezond, plezierig en productief te kunnen werken. Volgens de sociaal-economische raad zijn er drie bepalende factoren: vitaliteit, werkvermogen en employability.

In de publicatie ‘Duurzaamheid vanuit psychologisch perspectiefeen kwestie van 'fit' ' zegt hoogleraar Arbeids- en Organisatiepsychologie, Prof. dr. Wilmar Schaufeli het volgende:

“Je kunt niet duurzaam inzetbaar zijn zonder daarmee tegelijk te refereren aan een bepaald soort werk of een bepaalde baan. Duurzame inzetbaarheid is dus niet zozeer een kenmerk van een individu, maar van de interactie tussen het individu en zijn werk. Iemand is niet 'inzetbaar' zonder meer, maar altijd in relatie tot bepaald soort werk of een bepaalde baan. Daaruit volgt dat het zowel de verantwoordelijkheid van de werknemer als de werkgever is. De werknemer heeft de verantwoordelijkheid om, binnen zijn mogelijkheden, zijn talenten te ontwikkelen en zijn kennis en vaardigheden op peil te houden”

Er is dus samenwerking nodig tussen werkgever en werknemer. Het is daarom altijd tweeledig: een medewerker die het werk op langere termijn productief en met plezier kan volhouden én een beter presterende organisatie.

De meeste mensen werken tegenwoordig meer dan 45 jaar. In zo’n periode verandert er veel in je werk. Denk eens 45 jaar terug geen computers, geen internet, geen mobiele telefoons. En zo zal de wereld er over 45 jaar ook héél anders uitzien. Daar moeten we nu op inspelen!

Waarom duurzame inzetbaarheid?

Werknemers werken steeds langer door, belangrijk dus voor organisaties om medewerkers daar zo goed mogelijk bij te helpen. Aandacht voor de gezondheid, betrokkenheid en ontwikkeling van medewerkers zorgt voor meer werkplezier, minder ziekteverzuim en een hogere arbeidsproductiviteit. Dus zo logisch als het voor een fabriek is om een onderhoudsplan te hebben voor haar machinepark, zo logisch zou het moeten zijn dat een mensenbedrijf dit voor haar mensen heeft.

Uit onderzoek is gebleken dat een aantal factoren bijdragen: gezondheid, werk, kennis en vaardigheden, sociale factoren en financiële factoren. Dit komt neer op de variabelen: het vermogen om te werken (‘kunnen’), de motivatie om te werken (‘willen’) en de gelegenheid om te werken (‘mogen’). Het is niet alleen van belang dat iemand kan en wil (door)werken, maar ook dat er (duurzaam)werk is (gelegenheid). Tenslotte hangt dit samen met demografische factoren, zoals opleidingsniveau en leeftijd.

Factoren duurzame inzetbaarheid

Maatregelen duurzame inzetbaarheid

Win-win voor medewerker en organisatie.

Organisaties die de gezondheid, betrokkenheid en ontwikkeling van hun werknemers vooropstellen, hebben daar alleen maar voordelen van. Samengevat zijn dit de voordelen op een rijtje:

Voordelen voor de werkgever:

  • Minder job hopping
  • Hogere werknemerstevredenheid
  • Lagere verzuimcijfers
  • Winst door kwaliteitsstijging.
  • Werknemers voelen zich meer gewaardeerd door het bedrijf

Voordelen voor de werknemer:

  • Ruimte om jezelf te ontwikkelen
  • Meer plezier in het werk
  • Betere kwaliteit in het werk
  • Langer gezond aan het werk
  • Minder stress en een betere werksfeer
  • Minder ziektekosten

Schijf van vijf voor duurzame inzetbaarheid

Aan ambitie ten aanzien van duurzame inzetbaarheid ontbreekt het niet. Maar de praktijk is weerbarstiger. We willen hier een praktisch kader geven waarmee het thema in de organisatie ingebed kan worden.  

We schreven eerder al in een blog over onze drie pijlers van duurzame inzetbaarheid; willen, kunnen & doen.  Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een zogenaamde Schijf van vijf voor duurzame inzetbaarheid ontwikkeld. Deze schijf van vijf gaat vooral over één van deze pijlers; doen;

  • Betrokkenheid; Betrek medewerkers in de beslissingen m.b.t. organisatie; geef inzicht, vraag feedback en geef terugkoppeling op vragen en feedback.
  • Organisatie; Optimaliseer de werkstructuur (taken, verantwoordelijkheden, doelstellingen) en werkomstandigheden
  • Gezondheid; Aandacht voor vitaliteit, zowel lichamelijk als mentaal en zowel beroepsmatig als privé.
  • Ontwikkeling; Nu aandacht voor de professionele toekomst van medewerkers.
  • APK; Regelmatige monitoring, zowel voor de organisatie als voor de individuele medewerker.

Schijf van vijf duurzame inzetbaarheid

De volgende vraag is hoe je de schijf van vijf voor duurzame inzetbaarheid onder één noemer brengt. Het gaat dan over kunnen.

De problematiek van de toolbox duurzame inzetbaarheid

En juist dat kunnen levert problemen op in de praktijk. Er blijken drie redenen te zijn die de effectiviteit van HR instrumenten voor duurzame inzetbaarheid beperken;

  1. Er is niet één toolbox voor duurzame inzetbaarheid. De toolbox in de bouw blijkt een andere toolbox te zijn dan die voor bijvoorbeeld het onderwijs of de zorg. Iedere sector of organisatie moet zijn eigen toolbox ontwikkelen.
  2. De vele verschillende aspecten leiden tot omvangrijke toolboxen met een heel scala aan mogelijke HR instrumenten voor duurzame inzetbaarheid. Overzicht gaat verloren zodat organisatie en medewerker hun weg niet kunnen vinden.
  3. Sommige instrumenten hebben een dynamisch karakter. Events met betrekking tot het thema zijn vaak eenmalig. Een ontwikkeling als Corona geeft plotseling behoefte aan andere HR instrumenten ten aanzien van duurzame inzetbaarheid tools.

Wat is de oplossing voor deze drie barrières? Een effectieve inzet van de toolbox duurzame inzetbaarheid waarmee;

  • de medewerker een, op zijn persoonlijke situatie gebaseerd aanbod van mogelijke HR instrumenten krijgt, en
  • de organisatie overzicht heeft van de situatie van de medewerkers.

Dit werken we hier verder uit.

De noodzakelijke HR tools voor een beleidsplan duurzame inzetbaarheid

We spraken van het kunnen aanbieden van de juiste HR instrumenten binnen het beleidsplan duurzame inzetbaarheid. Het HRorganizer platform biedt daarvoor de volgende instrumenten;

  1. Monitor voor benodigde inzet van maatregelen t.b.v. duurzame inzetbaarheid binnen de organisatie
  2. Periodieke individuele check duurzame inzetbaarheid voor alle medewerkers
  3. Individueel maatwerk voor aanbieden HR instrumenten duurzame inzetbaarheid.
  4. Privacy; Persoonlijke documenten in een digitaal kluisje van de medewerker
  5. Loopbaanadvies
  6. Job Matching
  7. Talentontwikkeling
  8. Exit tool

Monitoring van maatregelen duurzame inzetbaarheid; werkt het beleidsplan duurzame inzetbaarheid

Meten is weten. Dat geldt ook voor maatregelen duurzame inzetbaarheid. Daarom is het belangrijk periodiek een aantal items in de organisatie te peilen die de duurzame inzetbaarheid thema’s monitoren. In het HRorganizer platform kun je hiervoor de Navigator inzetten. De Navigator geeft de mogelijkheid om de items op het niveau van team, afdeling, vestiging of de gehele organisatie te monitoren. 

Vragen die je aan medewerkers kunt stellen, kunnen betrekking hebben op bijvoorbeeld de schijf van vijf die het ministerie van SZW heeft opgesteld;

  • Wordt je voldoende betrokken in de manier van werken in de organisatie?
  • Geeft onze organisatie jouw voldoende mogelijkheden een gezond leven te leiden?
  • Geeft de organisatie jouw voldoende mogelijkheden je verder te ontwikkelen?
  • Stelt de organisatie je in staat om prettig en effectief te werken?
  • Hoe beoordeel je de periodieke Duurzame Inzetbaarheid Check? (zie ook hier)

Met de Navigator is er volledige vrijheid in de vragen die je stelt. Daarnaast is er de optie om toelichting op een item te geven. Het delen van resultaten kun je naar wens instellen.

Periodieke individuele Duurzame Inzetbaarheid (DI) check; vast onderdeel van het HR proces

Deze check gaat dus over de persoon en niet over de organisatie. We noemen dat hier de periodieke individuele DI Check waarin een medewerker wordt gecheckt op zijn persoonlijke situatie. Ook hier zijn talrijke varianten mogelijk. Bij HRorganizer hebben we 25 vragen geformuleerd aan de hand van de volgende vier kwadranten;

  1. Motivatie en betrokkenheid
  2. Balans werk en privé
  3. Vakkennis en vaardigheden
  4. Gezondheid en vitaliteit

Het is mogelijk de vragen en kwadranten op basis van maatwerk aan een organisatie aan te passen. Uit privacyoverwegingen zijn de resultaten van deze periodieke individuele DI check alleen zichtbaar voor de respondent. Periodiek inzetten zorgt voor blijvende aandacht. Wij adviseren halfjaarlijks of jaarlijks een vragenlijst van zo’n 25 vragen aan de medewerkers voor te leggen.

Individueel maatwerk; selectie van HR instrumenten duurzame inzetbaarheid die passen

Een van de uitdagingen in de praktijk van duurzame inzetbaarheid is de match tussen de individuele situatie en de maatregelen die daarbij horen. De veelheid van instrumenten belemmert het overzicht. Daarnaast zijn bepaalde maatregelen tijdelijk of éénmalig van aard.

HRorganizer heeft dit opgelost. Elke respondent ontvangt rapportage waarin alleen die duurzame inzetbaarheid tools worden aangeboden die op hun score betrekking hebben. Een paar voorbeelden;

  • “Jouw score op ‘fysieke werkbelasting’ is gestegen. Bespreek dit met jouw leidinggevende. Personeelszaken kan een arbeidsdeskundige inzetten om jouw fysieke belasting structureel te verbeteren.”
  • “Jouw score geeft aan dat je een verhoogd werkstress niveau hebt. Je kunt hier een ‘Koerskaart van werkstress naar werkplezier” downloaden. Jouw leidinggevende kan je hierbij helpen en ondersteunen”.
  • “Je hebt een mooie score op duurzame inzetbaarheid. Op 13 maart hebben we een ontwikkel braderie in het bedrijfsrestaurant vanaf 15 uur. Wellicht doe je daar nog goede ideeën op.”  

Als organisatie ben je in staat in de individuele duurzame inzetbaarheid rapportage één of meerdere acties te koppelen aan de individuele score. Ook kunnen duurzame inzetbaarheid events onder de aandacht worden gebracht. Het geeft de HR afdeling de mogelijkheid het beleidsplan duurzame inzetbaarheid concreet en op maat aan te bieden.

Privacy; persoonlijke documenten in digitaal kluisje van de medewerker

Benadruk de privacy van persoonlijke informatie. Het thema duurzame inzetbaarheid is heel persoonlijk. Het gaat niet alleen over werk, maar ook over privé omstandigheden en gezondheid. Bescherming van de privacy van de medewerker is cruciaal voor een eerlijke en valide score op de periodieke duurzame inzetbaarheidscheck. Dit is een belangrijk onderdeel in de communicatie van de organisatie naar de medewerker.

Bij de bescherming van de privacy van de medewerker hoort ook een eigen, afgeschermde kluis om persoonlijke documenten te bewaren zoals een assessment rapportage of een loopbaanadvies rapport. De kluis is alleen voor de medewerker zélf toegankelijk, hij kan zelf beslissen of hij de rapportages wil delen.

De resultaten op de periodieke duurzame inzetbaarheidscheck zijn afgeschermd. De medewerker kan te allen tijde deze informatie weer oproepen met behulp van de verstrekte link.

Loopbaanadvies hoort in de toolbox duurzame inzetbaarheid

Het overkomt de meeste mensen; een moment in je loopbaan waar het duidelijk wordt dat je een andere weg in wilt of moet slaan. Dit is in het bijzonder een moment met grote impact als bepaalde functies niet meer beschikbaar zijn. Op deze pagina vind je meer informatie over het HRorganizer loopbaan advies. Deze tool is onmisbaar voor een platform dat duurzame inzetbaarheid ondersteunt.

Het loopbaan advies schetst de meest passende werkomgeving in brede zin;

  • Wat zijn je belangrijkste drijfveren om te werken?
  • Welk type werk past het beste bij je?
  • In welke rol voel je je het meeste thuis?
  • Welke bedrijfscultuur past het beste bij je?
  • Welke teamrol past het beste bij je?
  • Waar krijg je energie van?
  • Wat zijn je valkuilen?

Job Matching; een brede visie op individuele functiemogelijkheden

Job matching geeft informatie over de match tussen het profiel van de kandidaat en verschillende functies.

Vaak bestaat er een tunnelvisie op de mogelijke jobs voor een medewerker. Deze tunnelvisie vindt haar oorzaak in de opleiding en het afgelegde loopbaantraject van de betreffende persoon. Voor bijvoorbeeld een medewerker administratie met een financiële opleiding wordt vooral aan alternatieve administratief georiënteerde functies gedacht. Job matching op basis van aanwezige competenties geeft een veel bredere kijk op mogelijkheden. Secuur werken en gevoel voor cijfers zijn bijvoorbeeld ook belangrijke competenties in kwaliteit georiënteerde functies. 

De tweede reden waarom job matching een breder perspectief geeft, is dat ook naar de verborgen talenten wordt gekeken. Assessments toetsen een persoon aan een bepaald profiel. Job matching toetst profielen aan een kandidaat. Welke functies? Dat kun je zelf bepalen. Je kunt bijvoorbeeld de aanwezige werkprofielen in je organisatie gebruiken. Maar voor een open discussie  kun je ook gebruik maken van 6 tot 8 functies die (ver) buiten het huidige werkveld liggen. En dan kan het zomaar zijn dat een administratief medewerker over de competenties voor functies in sales support of facility management beschikt.

Persoonlijke talentontwikkeling voor continu werken aan duurzame inzetbaarheid

Gelukkig zitten veel mensen op een plek waar men prettig kan werken. Maar dat is natuurlijk geen reden om niet aan duurzame inzetbaarheid te werken. Het rapport voor persoonlijke talentontwikkeling biedt een goede ondersteuning om het onderwerp ‘op de radar te houden’. 

Voor het rapport Persoonlijke talentontwikkeling bestaan er twee mogelijkheden. 

  • Assessment van de competenties die onderdeel zijn van een functieprofiel. 
  • Assessment op een geselecteerde set van 30 competenties 

De tweede optie gaat dus verder dan de huidige functie.

Het voordeel van het rapport Persoonlijke talentontwikkeling is dat het privacy heeft. Het hoeft niet gedeeld te worden met anderen. Dat geeft veiligheid om jezelf eens te spiegelen aan een assessment.

Exit tool: Waarom verlaten mensen de organisatie?

Een heel waardevol instrument in de toolbox duurzame inzetbaarheid is het registreren van vertrekredenen van medewerkers.  Volgens onderzoek Employer Brand Search 2018 van Randstad overweegt 25% om van baan te verwisselen. Onvoldoende uitdagingen, beperkte doorgroeimogelijkheden en te weinig erkenning zijn de top 3 van de vertrekredenen. Een exit tool die deze informatie oplevert, geeft concrete verbeterpunten voor het HR beleid Duurzame inzetbaarheid.. De hiervoor genoemde instrumenten kunnen van grote waarde zijn om verbeteringen in gang te zetten.

Maar ook vertrekredenen zoals reistijd, arbeidstijd flexibiliteit of slechte sfeer is belangrijke input voor het bijschaven van het beleidsplan duurzame inzetbaarheid.

We besteden in de blog 'Het exit interview; suggesties voor vragen in de exit questionnaire' meer aandacht aan het exit beleid en exit interview. 

Met onze Navigator tool is er een heel praktisch instrument om vertrekkende medewerkers een aantal vragen te stellen.

Duurzame inzetbaarheid tools van HRorganizer

duurzaam_inzetbaarheid_monitor2

Di monitor

Verkrijg inzicht in thema's als betrokkenheid, ontwikkeling en gezondheid van je medewerkers. Monitor de effecten van je actieplan.

Loopbaanadvies

Biedt medewerkers een ontwikkelassessment aan voor loopbaanadvies voor verbreding van hun horizon of voor inzicht in persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden.

Ontwerp zonder titel (89)
exit_tool-1

Exit tool

Verkrijg inzicht in de werkbeleving van en redenen voor vertrek van medewerkers om dit in de toekomst mogelijk te kunnen voorkomen.

Duurzame Inzetbaarheid inzetten voor jouw organisatie? Vraag vrijblijvend een demo aan