Een 360° feedback traject is bedoeld om een medewerker te laten groeien. Dat gebeurt alleen met de juiste opvolging van 360° feedback: Vervolgacties, het vervolggesprek en een latere meting die op elkaar aansluiten. Ontbreekt een van die drie, dan verdwijnt het rapport niet alleen in de la. Er gaat dan ook een kans op groei verloren.
Herkenbaar: een medewerker leest zijn rapport en herkent zichzelf in de conclusies. Zonder een geagendeerd vervolg gebeurt er daarna vaak niets, ook al klopte de feedback. Niemand heeft de volgende stap belegd. Als HR kun je dat met een paar concrete stappen voorkomen.
Vervolgacties: de eerste stap ligt al in het rapport
Een 360° feedback rapport van HRorganizer bevat een hoofdstuk Vervolgacties. Het hoofdstuk geeft de medewerker zelf een aantal reflectievragen: wat is mijn indruk van de resultaten bij zelfreflectie vereist en actie? Zijn er competenties die volgens mijzelf directe aandacht verdienen? En zo ja, hoe pak ik dat op?
Niet elke vraag is voor de medewerker zelf volledig te beantwoorden. Bij “hoe pak ik dat op?” is best wat hulp welkom. Toch is alleen al het erover nadenken een stap vooruit. Als HR is jouw rol dan vooral organisatorisch: maak het invullen van Vervolgacties een vaste stap tussen het ontvangen van het rapport en het gesprek.
Het vervolggesprek: van reflectie naar concrete afspraken
De leidinggevende of coach kan in het vervolggesprek direct aansluiten op wat de medewerker zelf al heeft opgemerkt. Het rapport hoeft dan niet voor het eerst samen doorgelopen te worden.
Niet elke leidinggevende is van nature goed in dit soort ontwikkelgesprekken. Sommigen vinden het lastig om kritische feedback concreet te maken, of vervallen in vage geruststelling. Als HR kun je dat ondervangen door leidinggevenden en coaches actief te ondersteunen, bijvoorbeeld met de SBI-methode uit deel 3 van deze serie. Laat ze de situatie, het gedrag, en de impact benoemen, in plaats van alleen de score te herhalen.
Er geldt wel één randvoorwaarde voor dit gesprek: vertrouwelijkheid. Het rapport komt uit een anoniem traject, waarover we in deel 4 al schreven dat dit de basis is voor eerlijke feedback. Vraag leidinggevenden en coaches om die vertrouwelijkheid ook in het gesprek zelf te bewaken, door niet te gaan raden wie welke opmerking heeft gegeven.
Een goede afspraak uit dit gesprek is concreet, tijdgebonden en haalbaar. “Meer proactief communiceren” is dan vaag; “in het volgende teamoverleg twee keer actief het initiatief nemen” is dat niet. Zonder die concreetheid is er bij de vervolgmeting weinig om op te toetsen.
Opvolging zichtbaar maken met de vervolgmeting
Een vervolggesprek levert vaak afspraken op. Zonder een latere meting blijft onduidelijk of die afspraken ook iets hebben opgeleverd.
De vervolgmeting herhaalt dezelfde vragenlijst en vergelijkt de nieuwe feedback direct met de vorige ronde. Per competentie staat aangegeven of iemand merkbaar is verbeterd of verslechterd, naast de gewone vergelijking tussen zelfbeoordeling en feedback. Zo wordt zichtbaar of de afspraken uit het vervolggesprek zich ook vertalen in ander gedrag.
Een vervolgmeting laat zelden een uniform beeld zien. Sommige competenties verbeteren, andere blijven gelijk of zakken juist iets. Zie dat niet als een tegenvaller: het is extra informatie. Een competentie die niet vooruitgaat, verdiende in het vorige gesprek misschien een concreter actiepunt dan hij kreeg.
Plan de vervolgmeting daarom al tijdens het vervolggesprek in, met een concrete datum. Zonder die afspraak is de kans groot dat een vervolgmeting er nooit van komt.
Een vervolgmeting is dan ook geen eindpunt. De uitkomsten roepen vaak weer nieuwe vervolgacties op, gevolgd door een nieuw gesprek. Zo blijft de opvolging van 360° feedback een doorlopend proces, in plaats van een eenmalige check.
Aan de slag
Met de 360° feedback tool van HRorganizer zet je naast het eerste traject ook eenvoudig een vervolgmeting uit, zodat voortgang vanzelf zichtbaar wordt. Bekijk een voorbeeld van een 360° feedback rapport om te zien hoe het hoofdstuk Vervolgacties daarin terugkomt.
Dit is het zesde deel in onze reeks over 360° feedback. In deel 5 lieten we zien wat 360° feedback je organisatie oplevert. In het volgende deel combineren we 360° feedback met een assessment voor een completer beeld.
