Sollicitatieprocedure voor de werkgever in 7 stappen

Je vraagt je vast af wat de juiste stappen zijn die je als werkgever moet nemen tijdens de sollicitatieprocedure om de perfecte medewerker te vinden. Hoe verloopt een goed ontworpen sollicitatieprocedure? In deze blog leggen we de sollicitatieprocedure uit aan de hand van 7 stappen.

De sollicitatieprocedure voor werkgever bestaat vaak uit:

1. Vacature opstellen
2. Vacature promoten
3. Sollicitaties beoordelen
4. Sollicitatiegesprekken voeren
5. Keuze maken
6. Arbeidsvoorwaarden bespreken
7. Nieuwe medewerker inwerken

De stappen in de sollicitatieprocedure voor de werkgever.

Vacature maken

Het maken van de vacaturetekst is de eerste kans in de sollicitatieprocedure die je als werkgever hebt om de juiste werknemer aan te nemen! Het is heel belangrijk dat je vacature wervend, maar vooral ook realistisch is. Realisme voorkomt dat nieuwe collega’s na de start teleurgesteld zijn omdat ze meer of anders hadden verwacht. 

Bij het maken van de vacature beschrijf je een aantal punten:

• je geeft een introductie van je bedrijf;
• je vertelt iets over de functie;
• je geeft de functie-eisen aan;
• je geeft aan wat voor een persoon je zoekt;
• je beschrijft de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden.

Promoten van de vacature

Je hebt de vacaturetekst gemaakt, mooi! Nu is het tijd om de wereld te laten weten dat je een vacature hebt. Er zijn als werkgever een aantal voor de hand liggende plekken om de vacature te plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan je website, op een vacaturesite, of op sociale media zoals LinkedIn. Minder voor de hand liggende locaties om te delen zijn in je e-mail handtekening, op het prikbord in de lokale supermarkt of laat het delen door (ex) collega’s.

Promotie is belangrijk. Hoe meer kandidaten, des te hoger is de kans dat je een goede kandidaat kunt aannemen. 

Houd er in deze stap van de sollicitatieprocedure rekening mee hoe en waar potentiële sollicitanten zoeken. Voor een social media medewerker kun je prima een vacature op Instagram zetten. Bij het zoeken van een account manager is LinkedIn een meer geschikte plek. 

Beoordelen van sollicitaties

De sollicitatiebrief en CV zijn meestal de basis voor de eerste beoordeling.  Veel gebruikte criteria voor deze beoordeling zijn:

• werkervaring;
• opleiding;
• persoonlijkheid;
• afstand woon-werk.

Het kan handig zijn om de beoordeling als werkgever samen met een collega te doen, je kunt het dan met elkaar bespreken.

Let er ook op hoe de brief in elkaar zit: is het een standaardtekst, zijn er overmatig veel spelfouten, of is de tekst niet aangepast naar jouw organisatie? Dit kunnen aanwijzingen zijn dat de sollicitant de vacature niet serieus genomen heeft. 

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het beoordelen van de sollicitaties of wil je zeker weten dat je de goede sollicitanten selecteert tijdens de sollicitatieprocedure? Het komt helaas nog heel vaak voor dat sollicitanten zich beter voor doen. Dan kun je gebruik maken van HRorganizer Go. Hiermee verstuur je eenvoudig een online assessment naar sollicitanten om zo hun kwaliteiten te testen en te meten. Hiermee maak je heel eenvoudig een goede selectie. 

Sollicitatiegesprek voeren

Het sollicitatiegesprek voeren is meestal, voor zowel sollicitanten als werkgevers, de spannendste stap in de sollicitatieprocedure. Nodig niet te veel kandidaten uit per openstaande functie. Veel sollicitaties binnen krijgen op een vacature is goed, maar probeer niet te veel gesprekken te houden. Een sollicitatiegesprek kan veel tijd kosten en te veel keuze maakt het niet eenvoudiger. Selecteer vóór de gesprekken dus al goed. 

Online staan ontzettend veel vragen die je tijdens het sollicitatiegesprek kan gebruiken, dus daar gaan we nu niet te veel op in. Bedenk wel van tevoren een aantal vragen die je sowieso wilt stellen. Stel ook alle kandidaten dezelfde vragen. Dan kun je goed vergelijken en het is ook eerlijker. Let goed op wat sollicitanten hebben geschreven in hun sollicitatiebrief en probeer hier goed op door te vragen. 

We haalden net al kort HRorganizer Go aan. Ook tijdens het sollicitatiegesprek zijn de online assessments van HRorganizer Go van grote toegevoegde waarde: het interviewrapport - dat je van elke geteste kandidaat krijgt - geeft namelijk vragen die je kunt stellen tijdens het interview, gepersonaliseerd op de antwoorden die de sollicitant gegeven heeft. Het is de eenvoudigste manier om tot goede vragen te komen.

Keuze maken

Heb je de perfecte kandidaat gevonden? De volgende stap in de sollicitatieprocedure is dit te laten weten aan de kandidaat. Vertel dat je hem of haar graag wil toevoegen aan het team. Je kunt nu - hopelijk - een afspraak maken over de arbeidsvoorwaarden.

Laat de afgevallen sollicitanten ook weten dat zij het niet geworden zijn. Probeer ook uit te leggen waarom en geef eventueel tips.

Arbeidsvoorwaarden bespreken

Na het maken van de keuze voor de perfecte kandidaat ben je er nog niet. Er moet namelijk nog onderhandeld worden. Als werkgever probeer je zoveel mogelijk prestatie voor een eerlijk salaris binnen te halen. De werknemer probeert een zo hoog mogelijk salaris, of andere secundaire arbeidsvoorwaarden, eruit te slepen. Het is echter vooral belangrijk dat je hier samen tevreden en toekomstbestendig uit komt. 

Inwerken van de nieuwe medewerker

Als alles goed gegaan is, heb je nu een nieuwe medewerker en heb je de sollicitatieprocedure bijna afgerond. Het is nu ontzettend belangrijk dat hij/zij goed ingewerkt wordt. Niet alleen is dit dé manier om iemand zich welkom te laten voelen, je nieuwe medewerker kan zo ook zo snel mogelijk productief worden. Daarnaast vergroot je het behoud van nieuwe medewerkers met wel 82%, volgens Glassdoor. 

Kies de perfecte medewerker

Je hebt het gelezen: het is voor werkgevers niet eenvoudig om de perfecte medewerker te vinden in de sollicitatieprocedure. HRorganizer Go kan je hiermee helpen. Je kunt sollicitanten goed testen en het biedt houvast tijdens het sollicitatiegesprek.