Verhoog de productiviteit van je medewerkers in 5 stappen

Is er meer te halen uit jouw medewerkers? Waarschijnlijk wel. Maar hoe verhoog je de productiviteit van jouw medewerkers? We geven je 5 manieren om de arbeidsproductiviteit te verhogen.

Inhoud:

1. Zorg voor de juiste medewerker op de juiste plek
2. Zet een effectief onboarding programma op
3. Luister naar de feedback van je medewerkers
4. Stel meetbare doelen op
5. Blijf je medewerkers ontwikkelen

Extra:

• Wat kan je nog meer doen?
  • Stop met zinloze vergaderingen
  • Kom in beweging
  • Zorg voor een prettige werkomgeving
    
    
• Tip voor je medewerkers

1. Zorg voor de juiste medewerker op de juiste plek

Het verhogen van de arbeidsproductiviteit begint bij een goed selectieproces. Medewerkers presteren nu eenmaal beter wanneer ze op de juiste plek zitten. Een match tussen kandidaat, organisatie, cultuur en competenties is dus noodzakelijk. 

Een extraverte, creatieve, out of the box denker is bijvoorbeeld prima geschikt om een creatief concept uit te denken. Maar dezelfde persoon maak je een stuk minder blij met administratieve werkzaamheden. Een ‘bad hire’ is dus voor de organisatie en voor de medewerker erg vervelend.

Dit voorkom je door een goed selectieproces.

Zorg er voor dat het functieprofiel helder is en weet welke competenties hiervoor nodig zijn. Schep in je vacaturetekst de juiste verwachtingen bij de lezer. Zo kan de kandidaat zelf al beoordelen of het een match kan zijn.

Als je uiteindelijk kandidaten hebt voor de functie kan je gaan beginnen met het selecteren van de juiste medewerker. Bijvoorbeeld met een selectie assessment.

Zo heb je meer zekerheid of je kandidaat ook echt de competities bezit. Daarnaast kun je met persoonlijkheidsvragenlijsten kijken of er ook een match is qua cultuur.

2. Zet een effectief onboarding programma op

Met een goed onboarding programma zijn nieuwe medewerkers sneller productief. Door goede onboarding voelt je medewerker zich sneller verbonden met het bedrijf.

En een hogere medewerkersbetrokkenheid leidt weer tot een hogere productiviteit. Lees hier 8 tips voor inwerken nieuwe medewerker.

3. Luister naar de feedback van je medewerkers

Door feedback van je medewerkers krijg je een hoop nieuwe ideeën om de productiviteit te verhogen. Je medewerkers weten namelijk wat ze nodig hebben of wat ze missen binnen de organisatie.

Creëer een omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun inzichten te delen. Of het nu gaat om de werkplek, verlichting of een suggestie voor een nieuwe aanpak wat tijd kan besparen.

Vraag eenvoudig feedback aan medewerkers met bijvoorbeeld een MTO of een andere surveytool.

4. Stel meetbare doelen op

Je kunt niet verwachten dat je medewerkers efficiënt zijn als ze geen duidelijk doel voor ogen hebben. Als een doel niet duidelijk omschreven en haalbaar is, zijn je medewerkers minder productief.

Probeer er dus voor te zorgen dat de opdrachten duidelijk en afgebakend zijn. Denk aan OKR's. OKR is een systeem voor het stellen van doelen ontwikkeld door Google.

OKR staat voor Objectives and Key Results. Kort samengevat zorgt de OKR-methode ervoor dat je als organisatie de doelstellingen kunt koppelen aan meetbare resultaten.

Zoals de naam al aangeeft, heeft OKR twee belangrijke componenten: het doel en de KPI.

Met deze techniek houd je doelen SMART en meetbaar dankzij de KPI’s.

5. Blijf je medewerkers ontwikkelen

Je (werk)omgeving verandert met de tijd mee. Denk eens aan wat het betekende om een social media manager te zijn in 2010. Het is totaal anders dan vandaag de dag.

Training is niet alleen voor specifieke vaardigheden. ‘Soft skills’ zoals organisatie en time management technieken zijn noodzakelijk voor maximale productiviteit. Alleen krijgen de meeste mensen nooit echte training op deze belangrijke gebieden.

Door vaardigheden en kennis te verbeteren, worden medewerkers ook zelfverzekerder, effectiever en meer betrokken. En dit leidt weer tot meer productiviteit. Ga bijvoorbeeld aan de slag met ontwikkelassessments als startpunt voor medewerkersontwikkeling.

Je maakt je misschien zorgen over de investering. Dat is begrijpelijk. Er is namelijk geen garantie dat je werknemers blijven nadat je tijd en geld hebt geïnvesteerd om hen te helpen groeien.

Ja, sommige van je medewerkers zullen vertrekken nadat je tijd en geld hebt geïnvesteerd. Maar wat is erger - investeren in iemand die vertrekt, of niet investeren in mensen die blijven?

Lees door over de voordelen van ontwikkeling

Wat kan je nog meer doen om de arbeidsproductiviteit te verhogen?

Er zijn natuurlijk nog veel meer dingen te bedenken die de productiviteit kunnen verhogen. We geven je een aantal voorbeelden om mee aan de slag te gaan.

Stop met zinloze vergaderingen

Tijd die je besteedt aan slecht voorbereide of weinig zinvolle vergaderingen is een van de grootste obstakels voor de productiviteit. Toch blijven we ze plannen, bijwonen en er onvermijdelijk over klagen.

Bijna 47% van de medewerkers klaagt erover dat de tijd die wordt besteed aan vergaderingen de grootste tijdverspiller is.

Bedenk dus of een meeting echt nodig is. En als ze nodig zijn, houd ze dan zo productief mogelijk. Denk dan aan de volgende punten:

• Maak van tevoren een lijst van agendapunten.
• Beperk het aantal mensen dat de vergadering bijwoont. Hoe groter het aantal teamleden, hoe groter de kans op meer afleiding.
• Geef medewerkers de mogelijkheid om af te zien van een vergadering als ze ander werk te doen hebben.
• Stel een tijdslimiet in voor de vergadering.

Kom in beweging

Tijd vrijmaken voor een beetje lichaamsbeweging kan de productiviteit van werknemers verbeteren, zo blijkt uit deze studie van de Universiteit van Stockholm.

Sporten en bewegen heeft talloze voordelen voor je medewerker. Een paar voorbeelden:

• Het houdt je geconcentreerd
• Het houdt je mentaal scherp
• Je voelt je gemotiveerder en blijer
• Je ervaart minder stress

Je hoeft niet gelijk een personal trainer in te huren of je medewerkers een fitnessabonnement te geven. Maar probeer ze in ieder geval aan de beweegnorm te helpen. Dagelijks 30 minuten bewegen is wat je lichaam en geest nodig hebben.

Dit kan al met een paar simpele aanpassingen:

• Beloon medewerkers als zij hun woon-werkverkeer met de fiets of lopend afleggen
• Motiveer je medewerkers regelmatig te gaan staan. Het is misschien bij de meeste kantoren al niet meer weg te denken, maar zorg voor een zit/sta-bureau
• Denk eens aan een ‘wandelvergadering’ i.p.v. achter het bureau
• Wees flexibel en maak het mogelijk om overdag even te kunnen sporten

Zorg voor een prettige werkomgeving

Wat soms vergeten wordt als het gaat over productiviteit, is de werkplek. Een aangename werkomgeving zorgt ervoor dat de productiviteit verhoogt.

Daglicht

Zorg ervoor dat je medewerkers voldoende daglicht op kantoor hebben. Als je in een kantoor werkt met veel ramen en genoeg daglicht, slaap je ‘s nachts zelfs 46 minuten langer. En als je langer slaapt, ben je meer uitgerust en dus productiever.

Groen, groen en nog eens groen

De aanwezigheid van planten kan de productiviteit van je medewerkers tot wel 15% verhogen. Er zijn veel hypotheses over waarom dit effect bestaat. Het kan zijn dat ze zorgen voor meer zuurstof in de lucht of gewoon dat ze het kantoor laten aanvoelen als een meer natuurlijke en prettige omgeving.

Een tip voor de medewerker

Productiviteit moet natuurlijk ook vanuit de medewerker komen. Wat voor mij goed werkt is de Pomodoro techniek. 

De Pomodoro techniek

Heb je last van kleine afleidingen de gehele dag door? Vind je het moeilijk om geconcentreerd aan een stuk door te werken? Of kijk je toch even elke 10 minuten op je nieuwsapp of LinkedIn?

Dan is het misschien tijd om te denken in tomaten. Oftewel de Pomodoro techniek.

De Pomodoro techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de toenmalige universiteitsstudent Francesco Cirillo. Cirillo had moeite om zich te concentreren op zijn studie en om opdrachten af te ronden.

Hij bedacht zich dat hij in ieder geval minimaal 10 minuten geconcentreerd zou moeten kunnen werken. Om dit te timen vond hij een kookwekker in de vorm van een tomaat (tomaat is pomodoro in het Italiaans), en de Pomodoro techniek was geboren.

Zo werkt de Pomodoro techniek

Wat de techniek zo goed maakt, is de simpelheid. Hoewel er een heel boek over is geschreven is de techniek samen te vatten in 5 simpele stappen:

1. Schrijf de taken op die je moet doen
2. Zet een timer voor 25 minuten
3. Kies een taak om mee te beginnen en ga ongestoord aan het werk. (dus geen mails of appjes)
4. Als de timer afgaat, heb je een pauze van 5 minuten. Ga dan ook even weg van je scherm
5. Na 4 ‘pomodoro’s’ neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

Na deze pauze begin je gewoon weer opnieuw. In een werkdag kun je dus 16 pomodoro’s kwijt.

Er zijn nog wel een aantal regels die de techniek tot een succes maken:

• Breek grotere taken op
  Als je een taak niet kan doen in 4 pomodoro’s, breek dan de taak op in kleinere taken.

• Voeg kleine taken samen
  Denk bijvoorbeeld aan een mailtje versturen of een afspraak maken. Deze taken kunnen allemaal in een pomodoro.

• De pomodoro is heilig
  Als je de pomodoro hebt ingesteld blijf je zonder afleiding werken. Dus stop niet om een mailtje te beantwoorden of een appje te lezen. Schrijf taken of ideeën op die binnenkomen voor een later moment.

Mocht je toch gestoord worden, neem dan 5 minuten pauze en begin daarna opnieuw. Cirillo raadt aan om alle onderbrekingen te noteren. Zo weet je beter hoe je ze bij de volgende sessie kan vermijden