Nieuwe medewerkers aannemen is geen simpele klus. Maar het inwerken van deze nieuwe medewerkers wordt nog wel eens onderschat. Terwijl dat misschien nog wel moeilijker is.
Ken je de verhalen? Een vriend heeft een nieuwe baan en weet na een week nog niet wat hij moet doen. Hij is dan niet goed ingewerkt.
Glassdoor onderzocht dat organisaties met een sterk inwerkproces het behoud van nieuwe medewerkers met 82% verbeteren. Hier geven we 8 tips zodat jij nieuwe medewerkers goed kan inwerken!
8 tips voor inwerken nieuwe medewerker
- Inwerkdocument en personeelshandboek
- Kennismaking met collega’s
- Rondleiding geven
- Software instellen en uitleggen
- Werkplek in orde hebben
- Verwachtingen bespreken
- Gun medewerker de tijd
- Proces constant verbeteren
1. Inwerkdocument en personeelshandboek
Stel een inwerkdocument op. Hierin laat je de nieuwe medewerker kennismaken met de organisatie. Denk aan de normen en waarden, bedrijfsmissie en de geschiedenis van de organisatie. Tijdens de sollicitatieprocedure heb je hier misschien al aandacht aan besteed, maar nu hebben jullie er uitgebreid de tijd voor.
In het personeelshandboek staan praktische zaken als het opbouwen en opnemen van vakantiedagen, hoe de verlofdagen werken en overige rechten en plichten.
2. Kennismaking met collega’s
Zorg dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt in je organisatie. De kennismaking met collega’s is hier heel belangrijk in. Vaak stellen mensen zich kort voor en wordt uiteindelijk alleen de naam onthouden, vooral in grote organisatie.
Je kunt voorstellen om werknemers een kort, persoonlijk, gesprek met de nieuwe medewerker te laten voeren tijdens de inwerkperiode. Zo weten beide partijen wie ze tegenover zich hebben.
Vooral voor de nieuwe medewerker is dit prettig. Hij voelt zich welkom, weet wie hij om zich heen heeft en weet waar hij naartoe moet met bepaalde vragen.
3. Rondleiding geven
Een rondleiding van je nieuwe werkplek is niet alleen leuk, maar ook heel handig. Net zoals de voorstel gesprekken handig waren om te weten naar welke collega de medewerker kan stappen, zo is het ook met het gebouw. Het geeft meteen een vertrouwd gevoel om tijdens het inwerken al te weten waar je wat kunt vinden.
4. Software instellen en uitleggen
Zorg dat de nieuwe medewerker zich thuis maakt in de (verschillende) software systemen. Heeft iemand al ervaring in een bepaald software programma? Mooi meegenomen! Maar vaak genoeg zal dit niet het geval zijn. Neem hier de tijd voor, want software maakt arbeid tegenwoordig een stuk efficiënter. Soms is het zelfs onmisbaar. Het is dus belangrijk dat de medewerkers hier goed in thuis zijn. Maak ook alvast een e-mailadres en dergelijke aan. Je kunt een uitleg hiervan meenemen in het inwerkdocument.
5. Werkplek op orde
We hadden het bij punt 2 al over software. Maar zorg ook dat hij bij deze software kan tijdens het inwerken. Oftewel: zorg dat zijn werkplek in orde is. Hieronder kun je bureau, bureaustoel, computer en toebehoren, en eventueel een telefoon verstaan.
Zorg voor een goed bureau en bureaustoel en zorg dat er een goede zithouding wordt aangenomen. In veel bedrijven wordt er tegenwoordig met laptops gewerkt omdat deze lekker makkelijk mee te nemen zijn. Zorg in dat geval wel dat er een laptopstandaard en een extern toetsenbord en muis aanwezig zijn. De kans op, bijvoorbeeld, RSI wordt vergroot als dit niet geregeld is. Ook – of misschien juist – nu er (veel) thuis gewerkt wordt is dit heel belangrijk.
6. Verwachtingen bespreken
Bespreek de verwachtingen die de medewerker en je organisatie van elkaar hebben. Punten die je hierin kunt bespreken zijn welke resultaten gewenst zijn en hoe deze gemeten worden. Wees hier echter niet meteen te streng, want je wil de werknemer niet onnodig druk op leggen 😉
7. Neem de tijd
Je kunt niet verwachten dat een werknemer tijdens het inwerken meteen volledig meedraait of productief is voor de organisatie. Het duurt gemiddeld een half jaar voordat een medewerker volledig productief is. Dus neem de tijd.
8. Constante verbeteringen
Vraag aan de ingewerkte collega hoe hij het inwerken ervaren heeft. Je kunt je huidige inwerkproces het best verbeteren door dicht bij de ‘bron’ te zitten. Hij heeft het net ondergaan en kan je vertellen wat als prettig of onprettig is ervaren. Bedenk ook wat je zelf gemist heb toen je een nieuwe baan kreeg.
Zorg dat je de juiste medewerker inwerkt
We weten dat het niet eenvoudig is om de juiste medewerker te vinden. Toch is dit heel belangrijk want waarom zou je veel tijd, geld en moeite in inwerken steken als het niet de juiste medewerker is? Volgens Forbes staat een werknemer verliezen in de eerste 12 maanden gelijk aan 2 jaar salariskosten.
Een selectie assessment kan je hier mee helpen. De meest betrouwbare methode om de juiste medewerkers te vinden is door het inzetten van assessments. Gemiddeld levert dit werknemers op die wel 10% beter presteren. Op jaarbasis kan dit al gauw €4000 schelen. Daar zet je graag een extra stapje voor tijdens het inwerkproces, toch?
